Onze verenigingen dragen enorm bij tot het grote vrijetijdsaanbod in onze gemeente. Jullie aanbod kan dus zeker niet ontbreken in het UiTPAS-aanbod!
Bovendien biedt de omschakeling drie grote voordelen voor jullie:
- Extra promotie van jullie aanbod
Vanaf 1 januari maken we als gemeente deel uit van de UiTPAS Regio Kempen, een regio van twintig gemeenten waarin je kan deelnemen aan het vrijetijdsaanbod met je UiTPAS. Jullie activiteiten zullen dus niet enkel zichtbaar zijn voor onze inwoners, maar evengoed gepromoot worden in de andere steden en gemeenten. We gebruiken hiervoor onze eigen gemeentelijke communicatiekanalen, maar ook bijkomende, regionale kanalen. Deze reclame wil je niet missen!
- Administratieve vereenvoudiging
Wanneer doelgroepen gebruikmaken van jullie aanbod, kunnen ze dit aan 20% van de standaardprijs. De rest van het bedrag schiet je als vereniging als het ware voor. Door het centrale UiTPAS-systeem krijgen verenigingen dit ‘voorschot’ automatisch en structureel terugbetaald.
- Sociaal engagement
Door mee te werken met UiTPAS draag je bij aan MooiMol en geef je aan dat jouw vereniging openstaat voor iedereen!
Algemene werking van de UiTPAS
1. Gelden er bepaalde voorwaarden om een UiTPAS aan te vragen/te kopen?
- Al onze inwoners kunnen hun eigen UiTPAS kopen aan 5 euro, zonder voorwaarden. Voor kinderen en jongeren tot 18 is de UiTPAS gratis.
- Om een gratis UiTPAS met kortingstarief te krijgen, moet je recht hebben op vrijetijdskorting of verhoogde tegemoetkoming. Inwoners die twijfelen of ze recht hebben op korting nemen hiervoor contact op met onze sociale dienst.
2. Moeten verenigingen de UiTPAS verkopen aan hun leden?
Nee. Inwoners kopen hun UiTPAS aan één van onze verkoopbalies.
Je kan als vereniging je leden niet verplichten om de UiTPAS te kopen, maar je kan hen uiteraard wel stimuleren of aanmoedigen!
3. Is de kostprijs van 5 euro geen drempel voor veel inwoners?
De prijs van 5 euro is een eenmalige kost, geen jaarlijks terugkerende kost. We zorgen ervoor dat de welkomstvoordelen alleen al meer waard zullen zijn dan de kostprijs. Daarnaast spaar je regelmatig gratis voordelen bij elkaar. Het is dus zeker voordelig om een UiTPAS aan te kopen!
In onze communicatie zullen we ook acties uitwerken om een UiTPAS te winnen.
4. Is de UiTPAS uniek?
Ja. De UiTPAS is gekoppeld aan je identiteitskaart, waardoor het jouw eigen UiTPAS wordt. Kinderen die punten willen sparen, moeten dus ook zelf een UiTPAS hebben.
5. Staat er een naam op de UiTPAS?
Er staat geen naam of foto op de UiTPAS, maar de UiTPAS is wel gekoppeld aan je identiteitskaart.
6. Op welke basis worden punten toegekend?
Bij deelname aan een UiTPAS-activiteit spaar je standaard 1 punt. Dat kan een georganiseerde vrijetijdsactiviteit zijn, maar ook bij een bezoekje aan de bib of het zwembad spaar je een punt.
- Bij een lidmaatschap van een UiTPAS-vereniging spaar je meer punten.
7. Vaak verschillen lidgelden per vereniging. Hoe verreken je dit in de bedeling van punten?
Standaard spaar je 1 punt bij deelname aan een UiTPAS-activiteit. Voor het langlopend, vaak duurder aanbod zoals lidgeld, kampen of cursussen geldt dit principe ook. Omdat we begrijpen dat het voor verenigingen niet evident is om bijvoorbeeld elke dag punten toe te kennen, kan je eenmalig meerdere punten toekennen, ongeacht de kostprijs van het lidgeld of kamp.
8. Vervallen de punten?
Nee. Zelfs als je je UiTPAS verliest, behoud je je punten. Je betaalt bij verlies wel om je UiTPAS te vervangen.
9. Kan je betalen met je UiTPAS?
De UiTPAS is geen betaalmiddel, maar een spaarkaart. Voor mensen met recht op korting is het ook een kortingkaart.
Mensen met recht op korting laten hun UiTPAS scannen door de organisator. Na het scannen betalen ze meteen de aangepaste prijs om deel te nemen aan de activiteit.
Willen ze met meerdere personen of kinderen deelnemen? Dan moet de organisator elke UiTPAS apart scannen. Publiq werkt wel aan de koppeling van kaarten, zodat families niet altijd alle kaarten bij zich moeten hebben.
10. Betalen mensen met recht op korting meteen 20% bij inschrijving of deelname?
Ja.
11. Is het aantal kortingen onbeperkt voor UiTPAS-houders met korting?
Ja, mensen die recht hebben op korting, krijgen die korting bij alle UiTPAS-activiteiten waaraan ze deelnemen. Hier zit geen beperking op.
Uiteraard moeten deze UiTPAS-houders nog altijd 20% van de prijs zelf dragen, wat voor mensen in kwetsbare situaties nog altijd een significant bedrag is bij meerdere activiteiten.
12. Kan je je UiTPAS met kortingstarief uitlenen aan iemand anders?
De UiTPAS zelf is anoniem. Er staat geen foto of naam op. De UiTPAS is wel gelinkt aan je identiteitskaart. Op verschillende plaatsen wordt de UiTPAS uitgelezen en verschijnt je foto in het systeem.
Bepaalde kortingen zijn bovendien beperkt in aantal. Je geeft als houder van een UiTPAS met korting dus voordelen weg door de kaart uit te lenen.
13. Krijgen onze leden die recht hebben op korting, maar in een andere gemeente wonen, nog steeds korting voor onze activiteiten of lidgelden?
Ja, ook voor inwoners van andere gemeenten geldt de korting. Het gemeentebestuur betaalt ook voor hen de 40% die verenigingen in andere regio’s zelf dragen.
We willen hiermee onze verenigingen ondersteunen, ongeacht van waar hun leden wonen.
14. De UiTPAS kan niet gebruikt worden bij winstgevende activiteiten van verenigingen. Geldt dat ook als de opbrengst naar een goed doel gaat?
Het gemeentebestuur besliste om enkel tussen te komen in activiteiten die tot de kernwerking behoren van een vereniging of organisatie. Activiteiten die erop gericht zijn om geld in het laatje te brengen, al dan niet voor het goede doel, vallen buiten de eigenlijke werking en kunnen om deze reden niet opgenomen worden in het UiTPAS-verhaal.
15. Waarom kan je de UiTPAS en de vrijetijdscheques niet naast elkaar laten bestaan?
De overgang naar UiTPAS zorgt voor een administratieve vereenvoudiging. Dit voordeel zouden we tenietdoen als we de twee systemen toch naast elkaar laten bestaan.
Daarnaast streven we naar zo veel mogelijk eenvoud voor de gebruikers. Verschillende systemen naast elkaar hanteren, maakt het voor de gebruiker onoverzichtelijk.
Werking verenigingen
1. Kunnen de lokale toneelverenigingen ook aansluiten?
Uiteraard. Als de toneelvereniging UiTPAS-partner is, kan ze haar activiteiten ook als UiTPAS-activiteiten in de kijker zetten. Bezoekers kunnen punten sparen als ze naar een voorstelling komen kijken, of met korting komen kijken als ze een UiTPAS met kortingstarief hebben.
2. Onze vereniging is een wijkvereniging met 780 leden. Moeten zij allemaal een UiTPAS kopen? Wie vraagt die aan? Zijn dat dan UiTPASsen met of zonder korting?
De leden die recht hebben op korting, kunnen de UiTPAS met korting gratis afhalen aan één van onze verkooppunten.
- De leden die geen recht hebben op korting, kopen de UiTPAS zelf aan.
3. Moet je als vereniging de UiTPAS verplicht aanvaarden om subsidies te krijgen?
Ja, om subsidies te krijgen zullen verenigingen de UiTPAS moeten aanvaarden, net zoals je de vrijetijdscheques moest aannemen. 2023 is een overgangsjaar. Verenigingen die de UiTPAS nog niet volledig uitgerold kregen binnen hun vereniging, zullen hier voor het jaar 2023 geen nadeel van ondervinden.
4. In onze vereniging verloopt alles via mail, overschrijving of online betaling. Hoe kunnen we dan punten of korting toekennen?
Er zijn verschillende mogelijkheden:
Mensen met recht op korting kunnen je bijvoorbeeld vooraf hun UiTPAS-nummer doorgeven. Jij kan hen op basis van die informatie korting toekennen.
Je kan je leden punten laten sparen door ze in je mails een QR-code toe te sturen. Je leden scannen die QR-code eenvoudig met de app, waardoor ze punten verdienen.
Ook achteraf, nadat je de betaling online of via overschrijving hebt ontvangen, kan je je leden punten toekennen. Dit kan je handmatig per persoon doen, maar ook in groep voor verschillende leden tegelijk.
5. In onze verenging worden de activiteiten en lidgelden rechtstreeks betaald aan de begeleider, cash of met vrijetijdscheques. Hoe kunnen we dan punten of korting toekennen?
Organisatorisch zal je de inschrijving en uitbetaling anders moeten regelen, via je vereniging in plaats van rechtstreeks via de begeleider. Dit is de meest transparante optie.
6. Moet je als vereniging zelf investeren in hard- of software?
De software is Vlaams en volledig gratis in gebruik. De hardware die je nodig hebt, is beperkt. Het gemeentebestuur bekijkt welke noden er zijn bij de verenigingen om te beslissing welke ondersteuning we eventueel voorzien.
Financieel
1. Wie betaalt de kortingen/omruilvoordelen?
Als je als vereniging omruilvoordelen wil aanbieden, draag je de kost hiervan zelf.
Voorbeeld 1: in ruil voor 10 gespaarde punten geef je 50% op je activiteit. Die korting van 50% betaalt de vereniging zelf.
Voorbeeld 2: in ruil voor 10 gespaarde punten krijgt een inwoner een kienkaart voor jouw kienavond. De kost van deze kienkaart betaalt de vereniging zelf.
Je bent als vereniging niet verplicht om omruilvoordelen te voorzien. Bij bepaalde activiteiten kan dit wel leuk zijn om extra publiek aan te trekken, of promotie te voeren.
2. Wanneer betaalt het gemeentebestuur de resterende 80% terug voor activiteiten betaald met een UiTPAS met korting?
Per kwartaal. Aan het einde van het kwartaal krijg je als vereniging automatisch een overzicht met alle bedragen die je nog tegoed hebt. Dat kan ook voor een deel van andere gemeenten komen, aangezien onze UiTPAS-regio waar deze regeling geldt, 20 gemeenten telt.
Bijvoorbeeld: als een inwoner van Balen met een UiTPAS met korting deelneemt aan jouw activiteit, betaalt die inwoner zelf 20%. Het gemeentebestuur van Balen betaalt 40%, en wij passen de resterende 40% bij.
3. Als de terugbetalingen volledig geautomatiseerd zijn, kan de storting dan niet sneller?
We spraken regionaal af om per kwartaal terug te betalen. We evalueren dit op termijn met de andere gemeenten.
Promotie/Communicatie
1. Hoe maakt het gemeentebestuur reclame voor UiTPAS en de bijhorende voordelen?
We voorzien zowel digitale als analoge promo, en dit voor verschillende doelgroepen. We zetten hierbij zeker in op het gebruik van de UiTPAS, welkomstvoordelen, punten sparen en omruilvoordelen.
2. Hoe kunnen we als vereniging promoten dat mensen bij onze activiteit punten kunnen sparen? Of onze omruilvoordelen in de kijker zetten?
Dat kan uiteraard via je eigen kanalen, maar ook via de kanalen van UiTPAS.
