Wat?
Via de Evenementenkluis dienen organisatoren alle noodzakelijke en optionele aanvragen voor hun evenement in en volgen ze het verdere verloop op. De Evenementenkluis bewaakt het correct naleven van alle deadlines.
- Heb ik voor mijn evenement de toelating nodig, moet ik een melding doen of mag ik gewoon organiseren?
- Waar vraag ik eventuele tijdelijke verkeersmaatregelen aan?
- Hoe kan ik de gemeentelijke uitleendienst van feestmateriaal gebruiken?
- Moet ik een medische hulppost voorzien op mijn evenement?
- Mag ik een bepaald openbaar plein of een straat gebruiken?
- Krijg ik een vergunning voor het afschieten van vuurwerk?
- Is een afwijking op de geluidsnormen mogelijk?
- Op welke manier maakt het gemeentebestuur extra promotie voor mijn evenement?
Organisatoren die jaarlijks hetzelfde evenement organiseren, kunnen eenvoudig de aanvragen van vorige editie hergebruiken.
Voor een eenvoudig evenement of een kleinere activiteit worden weinig gegevens gevraagd. De aard en omvang van het evenement bepalen wat er moet aangevraagd en ingediend worden.
Wanneer organisatoren een evenement of activiteit aanmelden via de Evenementenkluis verschijnt deze automatisch op de gemeentelijke activiteitenkalender en op de kalender van Uit in Vlaanderen.
Voor wie?
Voor alle organisatoren van activiteiten en evenementen.
Hoe aanvragen?
Binnen de Evenementenkluis maken organisatoren een evenement aan, waarbij de kluis – afhankelijk van de antwoorden op een aantal eenvoudige basisvragen – automatisch aangeeft welke elektronische formulieren binnen het platform verplicht en optioneel moeten worden ingediend voor een specifieke deadline.
Afhandeling?
De organisator kan op elk moment de status van ieder formulier per evenement opvolgen in de Evenementenkluis.
Ook het gemeentebestuur behoudt voor elk evenement en per organisator het overzicht van de ingediende aanvragen of de aanvragen die nog moeten volgen.
Daarnaast hebben brandweer en politie toegang tot de Evenementenkluis zodat ze bij noodsituaties meteen alle informatie – bijvoorbeeld een inplantingsplan van het terrein of de contactgegevens van de organisatoren – online bij de hand hebben.