Plan je een evenement in een tent of in openlucht, hou dan rekening met de volgende zaken:
- Hou rekening met de omgeving rond de plaats waar het evenement plaatsvindt. Is er veel bewoning in de omgeving, is het in de buurt van een woon- of zorgcentrum, ziekenhuis waar het stil moet zijn, in de buurt van een natuurgebied … Afhankelijk van de ligging kunnen er beperkende maatregelen opgelegd worden of kan het evenement op die locatie zelfs verboden worden.
- Duid bij de aanvraag van jouw evenement de locatie op een situatieplan aan en neem ook de omgeving op.
- Zorg voor voldoende parkeergelegenheid in de omgeving van de evenementensite. Als norm geldt dat men één parkeerplaats voorziet per drie aanwezigen. Indien mogelijk op een verharde ondergrond.
- Zorg voor een goede toegankelijkheid van de site voor de bezoekers en de veiligheidsdiensten (brandweer, ziekenwagens …).
- Hou rekening met de hoogte van het terrein. Terreinen die bij regenweer drassig worden of onder water komen te staan, moet je uiteraard vermijden.
- Zorg dat er vlot kan worden aangesloten op het elektriciteits- en waterleidingnet.
- Zorg dat je vlot afvalwater kan lozen en dat je gemakkelijk het afval afkomstig van het evenement kan verzamelen en afvoeren.
- Zorg dat je toelating hebt van de eigenaar of de gebruiker van de site.
- Voor een evenement op gemeentelijk domein moet je de toelating hebben van het college van burgemeester en schepenen.
- Voor een evenement op een domein van het Vlaams Gewest is de toelating vereist van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (wordt aangevraagd via de gemeentelijk verantwoordelijke).
- Je evenement kan gevolgen hebben voor de verkeerscirculatie in de omgeving.
- Zorg dat de site of tent voldoet aan de (brand)veiligheidsvoorwaarden.
- In bepaalde gevallen is het aangewezen een beroep te doen op politiebegeleiding of de inzet van seingevers, bijvoorbeeld bij wieler- of loopwedstrijden of bij stoeten en optochten.