Afhankelijk van de omvang en de aard van het evenement moet je met een aantal zaken rekening houden:
- Hou rekening met de veiligheid op de site en in de evenementenruimtes: brandveiligheid, toegankelijkheid van het terrein of gebouw, verlichting van het terrein, parkeerruimte, voorzien van noodprocedures, vluchtwegen en opvanglocaties bij ongeval, voorzien van opslagplaatsen voor gevaarlijke producten, afbakenen van publiek toegankelijke en niet-toegankelijke zones …
- Zorg voor een duidelijke signalisatie naar de evenementensite en op de site zelf: bewegwijzering naar de parking, ingang en uitgang, hulpposten, afvalverzamelpunten, sanitair, secretariaat …
- Moet de verkeers- en parkeerregeling in de omgeving aangepast worden?
- Zorg voor (voldoende) sanitair, vestiaires, artiesten- en deelnemersruimte, secretariaat, hulppost, kassa, drankbonnenstand, opslagplaats, bereidingsplaatsen, bedieningspunten voor drank en catering, afvalinzamelpunten, opslagruimte voor gevaarlijke producten …
- Hou rekening met de nodige nutsvoorzieningen voor elektriciteit, water, lozingspunten op het openbaar rioleringsnet.
- Voor het inrichten van het terrein en de organisatie van een evenement heb je meestal heel wat materiaal nodig.
- Materiaal ontlenen bij gemeentelijke diensten
- Materiaal ontlenen bij andere uitleendiensten
- Herbruikbare bekers
- Nutsvoorzieningen
- Elektriciteit, markt- en foorkasten
- Stroomgeneratoren
Met een stroomgenerator kan je zelf stroom opwekken. Je kan een generator huren bij een verhuurfirma.