Toelating of indienen evenement (Evenementenkluis)

Wat?

Organiseer je een evenement? Dan dien je een aanvraag in via de Evenementenkluis.

Je moet ook bepaalde toelatingen officieel aanvragen. De aard en de grootte van het evenement bepalen wat je verplicht in orde moet maken. Denk daarbij aan:

• Een officiële toelating voor het event: moet ik melding doen of mag ik gewoon organiseren?
• Waar vraag ik eventuele tijdelijke verkeersmaatregelen aan?
• Kan ik materiaal van de gemeentelijke uitleendienst gebruiken?
• Moet ik een medische hulppost voorzien op mijn evenement?
• Mag ik een bepaald openbaar plein of een straat gebruiken?
• Krijg ik een vergunning voor het afschieten van vuurwerk?
• Is een afwijking op de geluidsnormen mogelijk?
• Op welke manier maakt het gemeentebestuur extra promotie voor mijn evenement?

Door een aanvraag in te dienen in de Evenementenkluis:

• weet je als organisator welke aanvragen je moet indienen
• bewaak je strikt alle deadlines
• volg je het verdere verloop op
• bestel je de nodige materialen in de uitleendienst
• geniet je automatisch van promotie van je activiteit of event op de gemeentelijke activiteitenkalender op de kalender van Uit in Vlaanderen

Om alle deadlines correct na te leven, dient de organisator het event minstens 3 maanden op voorhand in.

Organisatoren die jaarlijks hetzelfde evenement organiseren, kunnen eenvoudig de aanvragen van vorige editie hergebruiken.

Voor wie?

Voor alle organisatoren van activiteiten en evenementen.

Hoe?

Binnen de Evenementenkluis maken organisatoren een evenement aan.

Afhankelijk van de antwoorden op een aantal eenvoudige basisvragen geeft het systeem automatisch aan:

• welke elektronische formulieren je verplicht moet indienen
• welke deadlines hieraan verbonden zijn

Hoe verder?

De organisator kan op elk moment de status van elk formulier per evenement opvolgen in de Evenementenkluis.

Ook het gemeentebestuur behoudt voor elk evenement en per organisator het overzicht van de ingediende aanvragen of de aanvragen die nog volgen.