Evenement organiseren

Wat?

Organiseer je een publiek evenement in onze gemeente? Dan dien je dit evenement minstens 3 maanden vooraf in bij het gemeentebestuur. Zo ben je zeker dat je alle deadlines kan nakomen.

Bovendien geniet je zo van extra promo op de gemeentelijke communicatiekanalen:

• de activiteitenkalender op www.gemeentemol.be
• de wekelijkse elektronische activiteitennieuwsbrief ‘UiT in Mol’
• de tweemaandelijkse papieren activiteitenkrant ‘UiT in Mol’
• de kalender van UiT in Vlaanderen

Vóór je evenement kan doorgaan, moet je uiteraard toelating krijgen van het gemeentebestuur. Afhankelijk van waar je evenement doorgaat, verloopt het krijgen van deze toelating op een andere manier:

Evenement in zaal Cultuurcentrum Mol

Wil je een evenement organiseren in Zaal 't Getouw, Exporuimte 't Getouw, Cultuurcafé 't Getouw, Schouwburg Rex of één van de vergaderzalen in 't Getouw? Dan vraag je deze zaal aan via het reservatieformulier van Cultuurcentrum Mol.

De verantwoordelijken van de zaalverhuur gaan met je aanvraag aan de slag en keuren - als alles in orde is - je evenement goed. 

Evenement op een andere locatie in onze gemeente

Organiseer je een evenement op een andere locatie in onze gemeente? Dan dien je een aanvraag in via de Evenementenkluis. Deadlines en andere toelatingen zijn volledig geïntegreerd in je aanvraag.

Organisatoren die jaarlijks hetzelfde evenement organiseren, kunnen in de Evenementenkluis eenvoudig de aanvragen van een vorige editie hergebruiken - uiteraard met actuele aanpassingen, zoals een nieuwe datum.

Voor wie?

Voor alle organisatoren van activiteiten en evenementen

Voorwaarden?

Evenement in zaal Cultuurcentrum Mol 

Na je aanvraag worden alle voorwaarden besproken met de verantwoordelijken van de zaalverhuur.

Heb je nog extra materiaal nodig? Of wil je bijvoorbeeld een parkeerverbod aanvragen? Dan vertellen de verantwoordelijken van de zaalverhuur hoe je hiervoor een aanvraag in de Evenementenkluis doet.

Evenement op een andere locatie in onze gemeente

In je aanvraag in de Evenementenkluis

• word je meteen verwittigd van alle voorwaarden en deadlines. Je bewaakt deze deadlines strikt. Dit is jouw verantwoordelijkheid als organisator.
• word je stapsgewijs op de hoogte gehouden van het verloop van je aanvraag.

Hoe?

Evenement in zaal Cultuurcentrum Mol

Wil je een evenement organiseren in Zaal 't Getouw, Exporuimte 't Getouw, Cultuurcafé 't Getouw, Schouwburg Rex of één van de vergaderzalen in 't Getouw? Dan vraag je deze zaal aan via het reservatieformulier van Cultuurcentrum Mol.

De verantwoordelijken van de zaalverhuur gaan met je aanvraag aan de slag. Heb je nog extra materiaal nodig? Of wil je bijvoorbeeld een parkeerverbod aanvragen? Dan vertellen de verantwoordelijken van de zaalverhuur hoe je hiervoor een aanvraag in de Evenementenkluis doet.

Evenement op een andere locatie in onze gemeente

• Je maakt een evenement aan in de Evenementenkluis.
• Afhankelijk van je antwoorden op een aantal eenvoudige basisvragen geeft het systeem automatisch aan:

  • welke elektronische formulieren je verplicht moet indienen
  • welke deadlines hieraan verbonden zijn

Hoe verder?

Evenement in zaal Cultuurcentrum Mol

• Cultuurcentrum Mol neemt contact met je op en stuurt je een contract.
• Je ondertekent dit contract.
• Je stuurt het contract terug naar Cultuurcentrum Mol.

Evenement op een andere locatie in onze gemeente

Je kan op elk moment de status van je evenement opvolgen in de Evenementenkluis.

Ook het gemeentebestuur behoudt voor elk evenement en per organisator het overzicht van de ingediende aanvragen of de aanvragen die nog volgen.